Der Wechsel des Firmensitzes birgt viele Herausforderungen. Dabei spielt der Büroumzug eine wesentliche Rolle. Büros mit mehr als 50 Mitarbeitern benötigen ungefähr ein Jahr, um alle Tätigkeiten zu realisieren. Um die eigene Belegschaft von diesen Aufgaben zu entlasten, kann der Unternehmer einen Dienstleister einschalten. Alternativ betraut er einen seiner Mitarbeiter, der wiederum die Belegschaft zeitnah über die Maßnahmen informiert.
Nach dem Bau, dem Erwerb oder der Anmietung der neuen Büroräume fordert der für den Büroumzug Verantwortliche einen Plan der neuen Räume an. Dann trägt er alle Büromöbel, die übernommen werden sollen, in die Kopie der Skizze ein. So kann die Umzugsfirma das Inventar einschließlich der technischen Ausstattung vor Ort problemlos zuordnen. Wird im neuen Büro eine aktuelle Einrichtung benötigt, erfolgt die dazugehörige Bestellung über eine Firma für Büroausstattung. Am Tag des Einzugs liefert diese alle georderten Gegenstände an und sorgt für den reibungslosen und zuverlässigen Aufbau.
Banken, Versicherungen und Geschäftspartner benötigen auf jeden Fall die neue Anschrift. Am besten teilt der verantwortliche Mitarbeiter ihnen die betreffenden Informationen einige Monate vor dem eigentlichen Umzug mit. Das Gleiche gilt für den Fuhrpark. Nur wenn der Umzug innerhalb des gleichen Hauses stattfinden soll, muss hier nicht gehandelt werden. Ansonsten begibt sich der Firmeninhaber oder sein Bevollmächtigter zur Kraftfahrzeuganmeldestelle seines Bezirks. Hier legt er die neue Adresse, den Fahrzeugbrief als auch den Fahrzeugschein jedes Fahrzeuges vor. Die Nummernschilder werden gegebenenfalls beibehalten. Danach wendet sich der Betreffende an seine Kfz-Haftpflichtversicherung. Sollten noch weitere Policen für das Unternehmen abgeschlossen worden sein, dann müssen alle auf die neue Adresse umgeschrieben werden. Dabei kommt es auch auf den Wert an. In manchen Fällen sind die Beiträge anzupassen.
Den Stadtwerken sowie dem Internet- und Telefonanbieter muss die neue Adresse ebenfalls vorliegen, damit diese eine Endabrechnung und eine zeitgleiche Umstellung vornehmen können. Das Finanzamt wird hingegen direkt von Gemeindeamt oder Rathaus informiert, sobald der Unternehmer seinen Firmensitz verlegt.
Die Bank benötigt im Rahmen des Umzugs eine Anmeldebestätigung. Mit ihr kann sie die Konten und alle Vertragsbedingungen zeitnah umstellen. Sollte das Unternehmen in ein anderes Land ziehen, wird die Bankverbindung im Rahmen des Büroumzugs dorthin verlagert. Die alte Hausbank führt eine Abrechnung durch und überweist das Guthaben auf das neu angelegte Konto bei der nun aktuellen Hausbank.
Innerhalb des Büros befinden sich zahlreiche Akten, Dokumente und weitere wichtige Unterlagen. Diese werden genauso wie das Archiv in die neuen Räume verlegt. Umzugskartons mit Schriftfeldern können kurzfristig bestellt werden. Um Unterlagen problemlos nach dem Umzug zu finden, versieht man die Kartons mit korrekten Aufschriften. Auf einem Karton, in dem sich alle Anlagenordner des laufenden Jahres befinden, steht beispielsweise der folgende Text: Anlagenordner 2021.
Ein weiterer und wesentlicher Schritt besteht in der Bereinigung des Archives. Alle nicht mehr benötigten Unterlagen werden auf der Basis der Informationen des Finanzamts entsorgt. Beim Büroumzug werden somit nur noch Unterlagen und Datenträger berücksichtigt, die in den folgenden Jahren nach den steuerrechtlichen Gesichtspunkten für Prüfungen benötigt werden.
Weitere Informationen zum Thema Büroumzug finden Sie bei Bernhard Storck jr. GmbH.
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